第三章 如何与时间做朋友 3.f 使用列表减少失误---把时间当作朋

列表(List)从来都是最有效的组织工具之一。据说用来组织或者管理的列表可以分为很多种,比如,任务列表(Task list)、待处理列表(To-do List),还是核对列表(Check list)……尽管我个人觉得那么仔细地分辨这些概念没有多大意义,但我确实认为列表本身确实非常有用。而制作列表、运用列表确实是一种需要练习的重要能力。

先说一个列表给我带来好处的例子。很久以前,我发现自己经常到超市买东西回到家之后非常懊恼:“怎么又有两样东西忘买了呢?!”于是,我便养成了一个去超市之前做列表的习惯。

如果我决定今天去超市买东西,那么,早上醒来,我会拿出一张纸,罗列出我要买的东西,然后贴在我那墙上的小白板上--而不是直接去超市。一般来讲,到了上午9点钟,可能我会突然想起来还有一样东西应该填到那个列表上;到了10点钟还可能要补充一下,而11点钟也许又要加上一个……到了下午两点的时候,我就可以去超市了。每买到一样东西,就在列表相应的位置上打一个对号,确定在超市里买不到,那就在相应的位置上画一个叉……这样,等我到家的时候,就不可能会因为忘买了什么东西而懊恼了。

制作这个列表(这应该算他们说的核对列表吧?)的好处,我已经说清楚了。不过,你可能没注意到的是这个:如果我没有制作这个列表的话,那当回到家之后为了自己的粗心懊恼不已的时候,我所面临的实际上有两种可能:1)我要买的东西超市里确实有,但我自己忘了去买;2)我要买的东西其实超市里根本没有,所以,回去了也没用!于是,你就可以想象当我懊恼不已的同时却又不得不重新回到超市的时候,竟然面临的是第二种情况,那肯定会被气个半死,并无可奈何-- 可是有一件事情是确定的:时间已经被浪费掉了。

所以,制作一个列表,往往会使自己做事井井有条,并保证自己不会没必要地浪费时间。不过,在长期使用列表的过程中,我发现确实有些经验值得分享。

(一)大多数情况下确实没必要制作列表。

有些专家建议要处处使用列表,据说是只要养成习惯,就不再是压力了。可是,我知道有些习惯一旦养成必然产生副作用。比如,每天记录金钱收支肯定应该是一个相当不错的习惯;但是,养成这种习惯的人都会不由自主地变得非常小气,往往说好了请朋友吃饭到结账时却提出最好还是应该AA什么的。我觉得一个人不应该给自己定下过多的规矩,因为那明显是做不到的,并且,期限越长越是如此。度的问题只能由自己根据实际情况把握。反正,基本原则是:一个人不能过分苛求自己--尽管同时也不应该过分放纵自己。去参加会议之前,应该准备一个列表记录自己应该提出的种种设想,这是合理的。但是,去约会的时候,非要提前制作一个列表记录第一步干什么下一步干什么最后做什么明显是多余的。

(二)最好的列表记录工具是纸和笔。

最好干脆有一个本子,里面夹着一支笔,然后随身携带。我的建议是尽量不要用安装在台式机或者笔记本电脑上的列表管理软件--尽管,那些程序都设计得非常好,但是,远不如纸和笔来的方便、有效。台式机上的数据不大可能随身携带,尽管你已经有过若干个U盘--其中的一些已经丢了;存在互联网上的数据也不是随时可以调用的--例如你在出租车上的时候。笔记本电脑倒是可以随身携带,但毕竟远比纸和笔笨重;从待机状态恢复到工作状态往往需要等30秒以上;最要命的是,万一电池中途没电了还可能产生文件损坏的情况。现在有更加精巧的电子产品:掌上电脑(PDA)、智能手机(SmartPhone)。但我依然不建议使用:1)价格还是相对过于昂贵;2)操作系统以及其他软件都依然并不可靠;3)电池还是问题;4)输入依然不够方便;5)容易丢失(越贵的东西越容易丢?)……不过,不得不承认掌上电脑在近两年已经有了长足的进步,我相信终究有一天它会彻底替代纸质的笔记本。

(三)列表没必要工整。

列表的读者往往只有我们自己,所以,那个列表只要自己能看懂就好了。用最简便的方式记录是最合理的:大量的缩写、箭头、线条、对号、叉号以及各种各样的符号和圈圈框框……除非迫不得已,整理自己的列表、重新誊写自己的列表、或者给自己的列表分门别类,几乎都是彻头彻尾的浪费时间。每个人都有整洁的习惯,只不过是表现的方式不同。比如,我可以忍受房间里稍微乱一点,也常常拖上好一段时间才去理发,但绝对不能忍受书架上的哪怕一点点的不规则,或者自己的 windows桌面上有任何除了垃圾桶之外的图标。所以,你很有可能跟我一样,突然发现自己着迷于把各种列表做得工工整整--那你就要小心了,因为这是“ 强迫症”患者的典型症状之一。所以,我建议你像我一样,有意识地控制自己不要去做那些没有实际意义的事情--那是在浪费时间。

(四)列表一定要随手可及。

你做列表的时候可以用铅笔、圆珠笔、钢笔、签字笔、或者任何其他可以写的出字的笔--当然不推荐使用毛笔;你可以使用任何一个本子上的某一页纸,可以使用专门的黄色便条纸,也可以在墙上的白版上写……方便第一。但是,那个列表必须随手可及。如果你今天一天都在家里,那列表记在你一抬头就可以看见的墙上的白板上可能好一些;如果你一天都在办公室,那么在办公桌的围栏上贴黄色便条纸就是很好的选择;如果你确定今天你要做的工作几乎都在电脑上完成,那么 windows vista边栏上的便笺小工具就非常方便;如果你今天要在外工作,可能去好几个地方,那么,PDA或者随身携带的小笔记本才应该是不错的选择。其实我并不喜欢那些花哨的、标价几十块元的、甚至是皮质封皮的所谓高级笔记本,中看不中用。最搞笑的是我在一个朋友那里看到他有很多那种高级的本子,但都是新的。我很奇怪,问他为什么不用掉?他说,这么精美的东西,有点舍不得写东西上去!我晕。精美与否并不重要,关键在于要随时可以看到,随时可以书写和标记。

(五)最重要的任务永远只有一个。

我见过很多专家讲解任务的重要与否与紧急与否之间的关系,以及如何分配任务的优先级。道理是很清楚的:要先做既重要又紧急的;不重要不紧急的当然不用理会;如果是紧急的却不重要的,大可不必理会;要是重要的却不紧急的,反过来要优先处理……然而,我的观察却是大多数人面临的真正问题并不是这个道理弄不清楚,而是在于无法分辨“真的重要”和“显得重要”,以及“真的紧急”和“显得紧急”。判断一件事情是否真的重要的标准只有一个:是否对你的目标(无论是长期,还是短期)的实现有益。然而判断一个任务是否真的紧急的标准却没那么容易,因为你总是觉得每一个都很紧急。不过,经验告诉我们,真正紧急的事儿少之又少,十万火急几乎只是出现在故事里。不信你就尝试着把所有你觉得紧急的事儿延迟一段时间再处理,如此坚持一个月左右。最终你就会明白那些事儿实际上都没有那么紧急。所以,你只需要一个判断标准就够了:这事儿是否真的重要。再往后的道理就一目了然了:真正最重要的任务永远只有一个而已--那个真正对你的目标实现有帮助的任务。

(六)制作专门的下一阶段任务列表。

拿着你的任务列表逐一完成的过程中,你会发现专注的你突然创造能力激增。每完成任务列表中的一个小项目,你就会在心情愉悦的同时不由自主地展望未来,然后你就有了新鲜主意!觉得自己太有才了!于是你就觉得你的这个列表的其他部分有修改的必要了……但是,等一下!除非万不得已,千万不要在整个任务完成之前中途更改列表中的项目。一旦你这么做了,那么你就会发现你就“有必要”不停地更改这个任务列表中的某个或者多个项目,最终甚至会导致整个任务永远无法完成。如果,你有了什么新鲜主意,放弃当然是非常可惜的。正确的做法是,启用另外一个新的列表,标题是“下一阶段任务列表”,把你的新鲜主意记录在那里,然后马上回到当前的这个任务列表,专注在当前应该完成的任务上。如果突然又出现了什么新鲜主意,依然如法炮制。这样做的好处是,当前的任务完成之后,你的那个“下一阶段任务列表”上已经有相当数量的非常具体的待处理项目了。

(七)给你的每个任务制定一个核对列表。

每次我从家出来的时候,在门口都要逐一核对一下:眼镜、手机、钥匙、钱包、烟、打火机……逐一核对过后,才迈出门槛把门锁上。这就实在利用核对列表(Checklist)的好处来避免自己因遗漏而重复浪费时间。前面提到过的去超市买东西的例子也是如此。在实施计划,完成任务列表中的每一个项目的时候,都应该提前给每个项目指定一个检查列表,用来确定当前任务确实如预期一般完成。很多的时候,如果遗漏了某一方面,那将来在执行下一个项目的时候就很有可能会必须因此中断而不得不退回上一个当时以为完成现在却必须补充的项目环节--这种错误往往会导致大量的时间浪费。有的时候,检查列表不一定要写下来,因为1)如果项目不超过7个的话,那么完全可以在我们的大脑中进行;2)很多的项目你已经无比熟悉,所以对那个项目的核对列表你早就谙熟于心。但是,有些任务项目却相对复杂,那你最好提前用制作一个可以勾画的核对列表,逐一核对,确保万无一失。

(八)列表一旦开始执行就一定要执行到底。

一事无成的最根本原因就是因为放弃。放弃的方法有很多种,最常见的是“换一个更好的方向”。如果确实是一个更好的方向倒也罢了,但是,好像“更好的方向”其实并不存在,因为,如此下去,你会不停地发现“更好的方向”。千万要误以为能够不停地找到“更好的方向”的人只有你一个。大家都在不停地“找到 ““更好的方向”,怎么不见大家都成功呢?我从来都不相信人人都能成功之类的鬼话,我顶多相信“其实人人原本都有可能成功”。我总觉得一个人最终成功,并不是因为他曾经精确地计划自己的成功,关键在于他的坚持。走向成功的过程大抵上好像你的起点是南极,而成功路经的终点在北极。那么,无论你往那个方向走,只要中途不改变方向,最终会到达北极。但是,如果你中途改变了方向,甚至经常改变方向,你就几乎无法到达北极,甚至可能返回出发点。所以,先判断你的这个列表所代表的那个任务是不是现实的,如果你真的觉得你能够,也应该完成这个任务,那就开始去做;并且一定要做到底。

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