小结(7)

  如果你想有更多的时间休息,不用工作,不用承担职责,合理的时间管理是一项重要的技能。时间管理记述了你组织和构建日常活动的方式。不合理的时间管理可能会导致压力、焦虑、过度劳累,最后生病,而有效的时间管理能够使你有更多的时间进行上述的三类休假活动:休息、消遣和人际关系。

  要想形成良好的时间管理技能就需要放弃一些自己不愿放弃的习惯。你有下面的任何一种倾向性吗?对照下面陈述看看:

  □“我低估了要完成一项活动或任务所需要的时间。当作完这项活动或任务后,我已经把做其他事情的时间占用了。”

  □“我爱把很多事情压到很短的时间内完成。结果,我忙得不可开交。”

  □“我发现放弃一些已经在做的事情很难,所以,我最终往往不能给自己足够的时间去开始做(或者完成),我需要做的下一件事情。”

  □“我不是很会安排事情处理的优先顺序,即我不会先做完最重要的事情后,再去做不是很重要的事情。”

  □“我在把不重要的事情委派给别人方面有困难,即使这样做是可能的。”

  如果确切地对照了以上的观点,你会从学习和培养有效的时间管理技能中获益。

  下面描述了一些时间管理的技能:把事情按重要程度优先排序,委派任务,允许有多余的时间,放弃完美主义,克服拖延,说不。这些技能能够帮助你在合宜的时间做合适的事。

  把事情按重要程度排序

  把事情按重要程度排序意味着要学会按照任务或者活动的重要性区别对待。你要先做最重要的事情,暂搁其他所有的事情(或者把任务分配给其他人——参见下文)。

  把日常的任务和职责分为三类:必要、重要和不太重要或一点儿也不重要。你会发现这样分类很有用。必要的任务或者活动是指要马上做的事情:这种事情是绝对必须要做的事情,例如接孩子放学。另外,可能是指一种对你而言非常重要的活动,例如如果你正在努力减轻自己的焦虑,那么体育锻炼就是非常必要的任务。重要的任务是指有重要价值的事情,但是可以往后稍稍拖一拖再办,例如与自己的配偶或者伙伴单独相处。但是,重要的事情拖得时间不能太长。不太重要或一点儿也不重要的事情可以托很长时间,也不会导致严重的后果,或者可以委派给别人去做(例如把车库中打包的报纸送到回收站,或者把照片放到新的相册中)。

  可能早晨起床后,你会发现把当天要解决的任务按照最重要、重要和不太重要的标准归类非常有用。把一张纸划分为三栏,按这3个标准分门别类记录下所有的事情。然后,开始做最重要和重要栏中的事情。完成前两栏中所有的任务后,再开始做不太重要的那一类事情。一般说来,为了给自己更多的休息时间,建议你推掉所有的不太重要的事情。

  如果你真的很想实现更加放松的生活方式,那么你就需要把休假——休息、消遣和人际关系的时间,归到最重要的一类。当休假成为一种定期活动,并且在你的日程表中有着优先的地位,成为你拒绝推迟的事情,那么,你的生活会开始变得慢下来,也简单起来。最后,你会感觉到压力小了,睡眠好了,基本上心情愉悦些了。让休假成为最重要的事情需要放弃对工作的狂热,放弃外在的成就和成功,同时还要摒弃完美主义。

  你可能还希望把有助于实现长远的理想和生活目标的活动包含在最重要的事情中。对大多数人而言,除非从现在开始就一步一步脚踏实地地朝着目标努力,否则长远的理想和生活目标会被搁置起来,一直拖到遥远的未来。

  委派任务

  委派任务的技能意味着愿意让别人去完成对你而言不是很重要的任务或活动,或者说虽然是很重要的事情,但你不必非要自己去做。通过把任务委派给别人,你可以为必要的并必须由你亲自去做的事情腾出更多的时间。通常情况下,委派任务意味着因为时间有限,让别人去做应该由你做的事情:清扫房间、洗车、做饭、看孩子、基本的维修,等等。其他时候,委派任务只意味着把工作平均地分配给家庭成员:令配偶和孩子做他们分内的家务杂活。委派任务的关键是要相信并依靠别人的能力。你要放弃只有你才能很好地完成某工作的这种想法,并愿意把一项任务的职责委托给其他人。

  留点富余时间

  时间管理中的常见问题是低估完成一项任务所需要的时间,结果使你要么忙得手足无措,要么延长时间,要么占用你日程中下一项活动所需要的时间。有一个通用的规则,那就是做任何一件事情时多预留一些时间,这样做是很有帮助的。多预留完成一项任务所需的时间比较好,因为这样可以使你有充分的时间慢慢做,有条不紊地开始下一项工作。

  要想加时,一个重要的先决条件是愿意少做一些事情——不要在给定的时间内安排太多的任务或活动。对那些对工作痴狂的人而言,忙忙碌碌能为他们带来满足和快乐,让他们少做一些事情都很困难。但是,在使你以更加放松和自在的节奏生活方面,允许多余的时间有极大的好处。这样做可以为你减轻很大的压力。

  摒弃完美主义

  完美主义实质上意味着你为自己设置的标准和期望太高。在实现任何目标的工作过程中,都不允许出现任何在所难免的失误、沮丧、延误和局限性。完美主义会使你在繁重乏味的工作中过度操劳,以至于你都没有时间满足自己的需要。摒弃完美主义要求从根本上转变态度。只要你抱着谋事在人成事在天的态度,一切都将变得很简单。摒弃完美主义还要求你在必要时笑一笑,而不是经常为人性的不足叹气失望。(对摒弃完美主义的更深入的讨论请参见第10章)

  克服拖延

  当你给自己留了太少的时间时,拖延通常会弄巧成拙。不论是为考试做准备还是为工作做准备,最后,不必要的拖拉都会使你备受折磨,倍感压力。

  你不想在第一时间做一件事,不管这件事情是什么,这是拖延的一个原因。如果是因为这个原因拖延了,解决方法在于把这件事委配出去或者优先解决这件事。如果你能够把不喜欢的任务委派给其他人做,那么,要尽可能这样做;如果你不能,那么就要在第一时间处理该任务。换句话说,把这件事情排在你需要做的其他事情之前。向自己许诺,如果完成了一项自己不愿完成的任务,就可以做一些令自己高兴和感兴趣的事情作为奖励,这样做通常会取得很好的效果。在克服拖延上,奖励通常要比惩罚的效果要好。

  拖延的另一个原因是完美主义。如果你认为做事要完美,那么就会迟迟不肯开始做,因为你害怕不能做好。此时的解决办法就是赶快投入进去开始做,不管感觉自己是否已经准备好。要记住的重要原则是动机通常伴随行为产生。只要开始着手执行该任务了,通常就会产生坚持并完成它的动机。然后,你可能会有充足的时间回到起点并重新开始或第一轮的工作或比上一次做得更好。但是,如果你依然延迟了,那么,可能是你用尽了所有时间去做你喜欢的工作。最坏的结果是,因为你的不切实际的高标准,你不再尽力去完成任务。


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