凯里的梦想收件箱

  一天,在好莱坞,面对像往常一样乱糟糟的办公桌,德鲁•凯里开始幻想。他看着成堆的报纸想:全球著名时间管理大师“戴维•艾伦(David Allen)会做什么?或者,说得更准确一点,如果我能把戴维•艾伦弄到这儿来处理这堆东西,那会怎样?”

  直到那一刻,凯里还是一个相当典型的信息过载受害者,如果名人可以视为典型的话。他在自己制作的热门情景喜剧中担任主角,在电视上做即兴喜剧表演,写回忆录(卖得很好),主持游戏大赛,从事慈善事业和政治事业,拥有一支足球队——但是那些挑战没有一个像他的收件箱或任务清单那样让他望而生畏。虽然有助手,但是他仍然保证不了把电话都回了、剧本都看了、会议都应付了、慈善晚宴都主持了、每天的几十封邮件都立即回复了。他家里的办公桌上,扔着待付款的账单、待回复的信件、待完成的任务、待履行的承诺。

  “我在某些方面有自制力,在某些方面没自制力,”凯里说,“取决于什么是紧要的。我就是受不了办公室乱糟糟的。我有几箱子文件,我的办公桌总也理不清。我电脑的两边都堆着杂物和信件。你知道,办公室那个样子让我无法思考:我总觉得要失控,因为我总感觉有事情没做。你不能读书,也不能娱乐,因为你在潜意识里觉得,你应该把那些电子邮件都看完。你从未真正地休息。”

  凯里偶然看了戴维•艾伦的《搞定:无压工作的艺术》(Getting Things Done: TheArtof Stress-Free Productivity),不过仍然没有享受到该书副标题描述的那种极乐境界。“我读那本书,采取了其中的方法,是某些方法,不是全部方法。但结果还是令我绝望。最后我想通了,‘管它呢,我有钱’,可以直接给他打电话。我打电话到他公司问他,如果让他亲自为我提供咨询服务,需要花多少钱。他说‘X美元,我为你咨询一整年’。我说‘成交’。虽然花了很多钱,不过我不在意。”

  不管X有多大,在GTD信徒看来,凯里的决定很有道理。GTD是艾伦那本书主标题的首字母缩写,后来成了一种工作、生活方式的名字。但是,这不是通常意义上的个人崇拜,即不是因为艾伦的个人魅力而崇拜他。艾伦既没提供7条简单的生活规则,也没鼓动人们加入赋能授权的疯狂潮流。他没有提供“以终为始”①那样的含糊建议,也没提供“唤醒心中巨人”那样的空洞口号。他把焦点放在任务清单、文件夹、标签和收件箱的细节上。

  GTD涉及一个心理现象——内心唠叨(innernag)。心理学家几十年前就认识了它,可是直到最近才真正了解了它。鲍迈斯特实验室做了一些实验,寻找关掉内心唠叨的方法。这些实验与艾伦的研究殊途同归。艾伦没有参考任何心理理论,而是严格靠自己摸索,作过很多尝试,犯过很多错误。20世纪60年代成年后,他学习禅文和苏非文,在加州大学伯克利分校攻读历史硕士,中途辍学,吸过'毒(其间短期精神崩溃过),教空手道,在一家供个人成长培训的公司工作。以上过程中,为了生计,他还做过助力车推销员、魔术师、庭院设计师、旅行代理、吹玻璃工、出租车司机、卡车出租公司交易员、服务员、维生素发放员、煤气站管理员、建筑工人和厨师。

  “如果你在1968年对我说我能当个人效率顾问,”他说,“我肯定会说你根本不了解我。”他不停换工作(他计算了一下,35岁生日前他一共做过35份工作),直到他因在新时代做培训师期间表现出色而受邀为世界军用飞机市场的领军企业洛克希德等公司的经理人提供咨询服务。尽管这一履历有些古怪,但是艾伦认为从瘾君子和空手道教练到培训师和咨询顾问的发展存在一定的连贯性。他说,所有这些工作,都是为了追求内心的宁静,追求“心如止水”,这个词语是他从空手道课程那里学来的:“想象一下,把鹅卵石扔进平静的池塘,水会有什么反应?答案是,出现一圈圈与投掷力度和石块质量相称的涟漪,然后恢复平静。它不会反应过度,也不会反应不足。”

  如果你想感受他的这一理念,可以参观他的办公室一那绝对令人羡慕。你能想到工效专家是秩序井然的,而他的公司总部也的确十分清爽,然而清爽到完全看不到任何文件,还是会令你大吃一惊。插一句,他的公司总部位于奥哈伊,南加州的一个小镇,靠近圣巴巴拉市。他的办公桌呈L形,右边是3层木架,每层都空空的,连收件箱都空空的。桌子左边是两层木架,上面放着十几本书和杂志,这些都是他留着坐飞机时看的。否则,他的桌子真的是干干净净。根据“4D”原则,一切没有做完(done)、没有委派(delegated)或者没有丢弃(dropped)的东西都搁置(deferred)在6个二屉文件柜里,文件柜里放着一排排文件夹,文件夹按字母顺序排列,字母标签是他电脑旁边的小机器打印出来的。你也许把所有这一切都解释为肛欲期强迫症的沉闷表现,但是艾伦再轻松不过了。

  开始为负担过重的经理人提供咨询服务后,他看出了传统大局式管理计划(像写出使命陈述、定义长期目标、设置优先次序)、的问题。他理解远大目标的必要性,但是他看出这些客户太过心烦意乱,无法把精力集中在眼前哪怕是最简单的任务上。为了描述他们的痛苦,艾伦使用了另外一个佛教意象“心猿”(monkey mind),意思是,心里东想西想,就像猴子一会儿跳到这棵树上一会儿跳到那棵树上。艾伦有时还使用另外一个比喻:猴子蹲在你的肩膀上,冲着你的耳朵唧唧喳喳,不断地猜测、插嘴,直到你想尖叫,“来人,让猴子闭嘴!”

  “大部分人从未体验过那种除了正在做的事情外心中什么都不想的状态,”艾伦说,“那样的失调、那样的压力如果一月只有一次,是可以忍受的。但是,一月一次的状况已经成为了历史。现在,人们总在忙着应对焦虑,随时会麻木、迟钝或者发疯。”

  艾伦不是教客户从目标着手思考如何实现目标,而是教客户从办公桌着手思考如何清理办公桌。他看出了传统建议的不切实际,比如,有条规则是,绝不要触碰一份文件一次以上——理论上很好,实际上不可能。你要如何处理一个提醒你下周开会的备忘录呢?艾伦记得他做旅行代理时使用过一个工具——到期票据登记簿。备忘录可以像飞机票一样放在文件夹里,存到要用的那一天。这样,办公桌可以保持整洁,在用到备忘录之前,备忘录都不会让你分心。艾伦的到期票据登记簿,包括12个“月文件夹”(月,是指当年的每月)和31个“日文件夹”(日,是指当月的每日),被追随者争相效仿,一个很受欢迎的生活窍门网站就以其命名:43folders.com。

  除了把文件从办公桌上移走外,到期票据登记簿还除掉了一个焦虑源。一旦某件事情收藏在文件夹里,你就知道到期会得到提醒去处理。内心就不会有个声音不断唠叨你别丢掉或忘掉这个东西。艾伦还用其他办法消除内心的这种唠叨,比如关闭内心的“开放环路”(openloops)。“我从个人成长培训界学到了一课:自己与自己制定的协议是非常重要的,”他回忆说,“当你与自己制定了一个协议但没遵守,你就会破坏你对自己的信任。你可以糊弄任何人,除了你自己;如果你糊弄了自己,你就会付出代价。所以,你应该知道你与自己定下了什么协议。我们开设了一个工作坊,教人写下自己与自己制定的协议。”

  当然,罗列目标的策略没有什么新鲜的。自《诺亚方舟》和《十诫》以来,所有励志书都会介绍列清单的策略。但是,在资深管理顾问迪安•艾奇逊(Dean Acheson,不是那个前国防部长)的帮助下,艾伦改进了这些策略。为了帮助客户条理化,艾奇逊先让客户列出所有目标和任务,大的小的,远的近的,模糊的精确的。客户不必为毎个项目设截止日期或者做进度表,但是必须为每个目标或任务确定下一步具体采取什么行动。

  “迪安让我坐下,帮我清空大脑,”艾伦说,“我思考了很多,自认非常有条理,于是以为自己已经搞定了。但是,结果还是让我吓了一跳。我想,这个方法确实有用!”之后,艾伦在为自己的客户提供咨询服务时就宣扬起“下步行动”(Next Action,GTD者将其简称为NA)的重要性。任务清单不该包括“准备妈妈的生日礼物”或者“处理税务”之类的条目。它必须具体到下步行动,像“开车到珠宝店”或者“打电话给会计”。

  “如果你的清单有一条是‘写感谢信’,那么,只要你有纸有笔,这就是一个很好的下步行动,”艾伦说,“但是,如果你没有纸,那么你就会下意识地知道你写不了信,进而回避清单、拖延下去。”其中的区别也许听起来容易理解,但是人们总是搞错。听说蒂尔尼在《搞定:无压工作的艺术》的启发下在智能手机上安装了GTD程序后,艾伦打赌其NA清单上的大部分条目并不可以立即执行。不出所料,艾伦发现其NA清单上尽是“联系mint.com研究员”或者“向埃丝特•戴森(Esther Dyson)请教自我控制问题”之类的条目——太含糊,不符合GTD标准。

  “你要如何联系或请教他们?”艾伦问,“你已经有了他们的电话号码或者邮箱地址吗?你决定了是打电话还是写邮件吗?其中的细微区别很重要。NA清单上的各个条目,要么吸引你,要么排斥你。如果你之所以说‘请教埃丝特’是因为你没有想好下步到底做什么,那么有一部分你是不想看清单的。你在回避潜意识中的焦虑。但是如果你说‘给埃丝特写邮件’,那么你的想法是,‘哦,我可以做那个’,于是你前进了,觉得自己完成了某件事。”

  几年前,科技作家丹尼•奥布赖恩(DannyO’Brien)给他认识的70个“格外多产的”人发放问卷,询问他们把工作生活打理得井井有条的秘诀。结果,大部分人说他们并没使用特别软件或其他高级工具,但是很多人说他们的做法符合GTD系统——这个除了要求纸、笔、文件夹外不要求其他复杂东西的系统。然而,尚未有研究者拿GTD者与对照组作比较。但是,压力研究得到的证据支持艾伦观察到的东西。心理学家也一直在研究如何消除“心猿”。不过,他们用另外一个词语称呼这一效应。

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