零态清爽

  戴维•艾伦一到德鲁•凯里的办公室,就一如既往地从收集材料开始。材料是个含义很广的词语。根据《搞定:无压工作的艺术》的定义,材料指“任何不该出现却出现在你的心理世界或物理世界、你尚未决定其最佳归宿或下步行动的东西”。或者,根据凯里的定义,材料就是办公室里的所有杂物。

  然后进入GTD系统的第二阶段——加工材料,决定每份材料是做完、委派、丢弃还是搁置。如果一份材料不具备实施价值,就可以扔掉或者放在文件夹里收起来留待日后参考。如果一份材料与某个项目有关——比如凯里准备主持的一个为非洲南部反人种断绝运动首脑之一的图图大主教(Archbishop DesmondTutu)授予勋章的慈善晚宴,那么这份材料就应该与该项目所需的其他材料归置在一起,放在项目清单上,或者放进电脑的文件夹里,或者放,在文件柜里。把所有文件、所有未回复的邮件、电脑或大脑里未完成的任务都过一遍后,凯里确认出几十个私事项目和公务项目——这个情况很典型。艾伦的客户通常有30到100个项目,每个项目至少包括两个任务,把所有这些都清理、分类、加工完往往需要一两个整天。凯里确认了项目后,还必须为每个项目确定具体的下步行动。就慈善晚宴而言,就是下一步要做什么。凯里在办公室整理那些材料时,艾伦全天候陪着。

  “他真诚地坐在那儿,看着我处理邮件,”凯里说,“每当我卡住了,他就问‘怎么啦’。我告诉他后,他就告诉我怎样做,而我就照他说的做,在这方面,他非常果断。只有很少几次,他说:‘可以这样做,也可以那样做。你准备怎么做?’”艾伦教他为电话和邮件分别建立文件夹,教他把模糊项目放进“某天/或许”(Someday / Maybe)文件夹,还教他遵循两分钟原则:如果一件事情所花时间不到两分钟,就不要放在清单上,而是立即删掉。

  “以前,看到一堆文件,我会不知道里面到底是什么,只会说,哦,上帝,”凯里说,“到达零态(用GTD的话说,就是工作栏里什么都没有,没有电话留言、没有电子邮件、没有文件)的那天,我觉得肩上的担子轻了。我不再开小差,而是心无旁骛地思考。那感觉真是清爽。”

  凯里说,从那天开始,在艾伦每月一次到访的帮助下,他总是相当接近零态。他有时会波动,如果他出差过一段时间,那么材料就会堆起来,但是他至少知道材料里面有什么,而且觉得自己会搞定。他可以一身轻松地看书或参加瑜伽班。没有琐事的牵绊,他可以把注意力集中在重要材料上,像写喜剧。“电话不断闪烁,信件邮件一大堆,这种状态下,你是无法专心写剧本的,”凯里说,“你不一定能写出最好的东西,但是,知道其他材料已经安排好了,你就能专心写作,且更具创造力。”从根本上说,那就是GTD的卖点,不论是针对白领还是计对其他人。那就是喜剧演员、艺术家和摇滚音乐家大力赞扬艾伦的清单和文件夹的原因。

  “不管你是想整理花园、照相还是写书,”艾伦说,“如果你能乱得有创意,那么你一定处于最佳工作状态。但是,若想思如泉涌,首先要有个干净的工作台。一次一件事,你完全能够应付。一次两件事,你就捉襟见肘。你也许想寻求信仰的慰藉,但是如果你家里的猫粮快没了,那么你最好先制订一个购买猫粮的计划。否则猫粮就会牵扯你的大部分注意力,让你无法皈依信仰。”

  但是,为什么把猫粮放在清单上如此之难?为什么即使每天花了2万美元让艾伦坐在旁边看着,艾伦的客户仍然找借口回避办公桌上的材料?他有时必须去厕所里抓住他们,把他们拽回办公室。看到这么多客户为琐碎决定和下一步行动而苦恼。艾伦开始理解为什么“decide”(决定)与“homicide”(自杀)有着相同的词根——拉丁词语“caedere”,意思是“切割”、或者“杀死”。

  “当我们想决定如何处理材料,或者当我们决定看什么电影时,”艾伦说,“我们并没有对自己说,‘看看所有这些酷酷的选择’。那句话隐含着一个强大的信息,‘如果我决定看那部电影,我就要排除其他所有电影’。你可以一直假装知道你要做什么正确的事情,但是一旦你面临选择,你就必须处理大脑里的这个开放环路:你错了,你对了,你错了,你对了。每次作选择,你就步入了存在的虚无。”

  照说,存在虚无并不是心理学家非常容易在实验室观察到的东西。但是,在那个虚无里待了足够长的时间,人们就会有比较容易测评的表现——人们可能表现得像艾略特•斯皮策(Eliot Spitzer)一样。我们下章就说说艾略特•斯皮策的故事。

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